Lag protokoll etter møtet
Protokollteksten kan arbeides med både under og etter møtet. Når møtet er ferdig bør protokollgrunnlaget kontrolleres før den endelige PDF-en opprettes.
For deg som: er ansvarlig for protokollen
Kontroller protokollgrunnlaget
Før protokollen ferdigstilles bør du kontrollere hvem som deltok, hvilke saker som ble behandlet, protokolltekst for hver sak og vedtak eller resultater fra eventuelle avstemninger.
Fremgangsmåte
-
Åpne protokollen
Åpne det gjennomførte møtet og gå til protokollområdet.
-
Kontroller deltakerne
Kontroller at deltakerlisten i protokollgrunnlaget stemmer med hvem som faktisk deltok i møtet.
-
Gå gjennom sakene
Se gjennom protokollteksten på hvert agendapunkt og kontroller at vedtak og eventuelle avstemningsresultater er riktige.
-
Rediger ved behov
Rediger protokollteksten dersom noe må korrigeres før dokumentet opprettes.
-
Forhåndsvis
Forhåndsvis protokollen og gjør en siste kontroll av innholdet.
Opprett protokollen
Når protokollgrunnlaget er ferdig kontrollert kan protokollen genereres som PDF og sendes videre til høring eller signering.
Fremgangsmåte
-
Generer PDF
Velg Generer PDF når protokollgrunnlaget er klart.
-
Kontroller dokumentet
Åpne forhåndsvisningen og se gjennom den genererte protokollen.
-
Bekreft PDF
Velg Bekreft PDF dersom innholdet er riktig.
-
Velg videre prosess
Når PDF-en er bekreftet kan du sende protokollen videre til høring eller signering.
Hvis det er behov for større endringer, kan du opprette et nytt utkast og korrigere protokollgrunnlaget før en ny PDF genereres.