Lag agenda og møtepapirer

For deg som: forbereder møtet

Bruk et agendaforslag

Fremgangsmåte

1. Åpne møtet

   Gå til Møter og åpne møtet du skal forberede.

2. Åpne agendabiblioteket

   Fra møtet åpner du Agendabiblioteket. Her finner du ferdige forslag til saker som kan brukes i møtet.

3. Velg saker

   Finn agendapunktene du ønsker å bruke. Du kan legge dem til ved å klikke på pluss-ikonet på ønskede punkter, eller ved å dra forslagene direkte inn i agendaen.

4. Endre rekkefølgen

   Når sakene er lagt inn kan du flytte agendapunktene opp eller ned slik at de kommer i den rekkefølgen de skal behandles i møtet.

Opprett en egen sak

Hvis saken du trenger ikke finnes i biblioteket, kan du opprette den direkte i møtet.

Fremgangsmåte

1. Velg Legg til

   Åpne agendaen og velg Legg til.

2. Velg sakstype

   Finn valget for kategori og velg kategori som passer saken. For møter med besluttning er dette viktig da sakstypen kan påvirke hvordan deltakerne stemmer.

3. Legg inn innholdet

   Legg inn tittel, beskrivelse og eventuelt forslag til vedtak eller protokolltekst. Fyll også inn andre innstillinger som er relevante for saken.

    

Legg ved møtepapirer

Dokumenter kan knyttes direkte til saken de tilhører. Du kan enten laste opp en ny fil eller bruke en fil som allerede ligger i Datarom.

Fremgangsmåte

1. Åpne saken

   Finn agendapunktet dokumentet skal knyttes til og åpne saken.

2. Velg å legge til fil

   Åpne vedleggsfunksjonen på saken.

3. Velg dokument

   Velg om du vil laste opp en ny fil fra datamaskinen eller hente en fil som allerede ligger i Datarom.

4. Kontroller vedlegget

   Kontroller at dokumentet vises på riktig sak. Alle møtevedlegg samles også i fanen Vedlegg slik at deltakerne kan finne dokumentene samlet på ett sted.

Hvis du har lagt ved feil dokument

Fremgangsmåte

• Åpne agendapunktet og finn vedlegget som skal fjernes.

• Fjern vedlegget fra vedleggsoversikten på saken eller fra fanen Vedlegg.

• Kontroller gjerne agenda og møtepapirer en siste gang før deltakerne inviteres.