Inviter deltakere og håndter endringer før møtet

For deg som: administrerer innkallingen

Fremgangsmåte

Åpne møtet

Gå til Møter og åpne møtet du skal invitere til. Det er normalt lurt å kontrollere møteinformasjon og agenda før invitasjonen sendes.
Velg Inviter

Velg Inviter fra møtet.
Legg til en melding

Du kan skrive en egen melding som følger møteinvitasjonen. Dette er valgfritt, men kan brukes dersom du ønsker å gi deltakerne praktisk informasjon i tillegg til selve møteinnkallingen.
Velg deltakere

Marker brukerne som skal inviteres til møtet og kontroller at riktige personer er valgt.
Velg om det skal sendes e-post

Kontroller at e-postvarsling er aktivert dersom deltakerne skal motta invitasjonen på e-post.
Send invitasjonen

Velg Inviter til møtet. Invitasjonen blir sendt og møtestatusen oppdateres.

Hvis eksempelvis dato, tidspunkt, møteform eller annen viktig informasjon endres, bør de inviterte informeres.

Fremgangsmåte

Åpne møtet og velg Informer om oppdatering.
Velg om det skal sendes e-post og skriv eventuelt en kort melding om hva som er endret.
Velg hvilke av de allerede inviterte deltakerne som skal motta oppdateringen.
Velg Send oppdatering.

Hvis møtedatoen ikke er bestemt, kan du bruke Finn tid for å sende flere tidsforslag til deltakerne.

Fremgangsmåte

Åpne Finn tid

Gå til modulen møter og velg fanen Finn tid.
Opprett avstemming

Klikk på pluss-ikonet, gi avstemningen en tittel og velg hvilken møtetype avstemningen skal gjelde for. Legg inn beskrivelse og svarfrist.
Innstillinger

Velg om deltakerne kan foreslå tider selv og om møtet opprettes automatisk ved entydig resultat.
Legg inn tidsalternativ

Legg inn ett eller flere alternative tidspunkt. Bruk + Legg til tidsalternativ dersom du vil legge til flere alternativer.
Send til avstemning

Når forslagene er klare, velger du Lagre og inviter.
Velg deltakere

Velg hvem som skal inviteres til å stemme og legg inn en eventuell meldingstekst.
Følg svarene

Når du åpner Finn tid igjen kan du se alternativene og svarene som har kommet inn. Åpne Resultater for å se stemmeoversikt.
Velg møtetidspunkt

Når avstemmingen er ferdig, velger du tidspunktet dere ønsker å bruke som endelig møtetidspunkt. Du kommer da videre til en meny hvor du kan opprette møtet.

Når møtet og agendaen er klare kan du invitere deltakerne. Dersom noe endres etter at invitasjonen er sendt, kan du også sende deltakerne en oppdatering.