Hvordan opprette et møte

Hei, og velkommen til denne guiden fra Orgbrain. Før vi starter, vil jeg opplyse at denne guiden er laget ved bruk av kunstig intelligens. Vi benytter denne teknologien for å kunne tilby deg en bedre og mer effektiv opplæring.

Jeg skal nå vise hvordan man opprette et møte. I portalen, er modulen "Møter", stedet du kan administrerer alt som har med møter å gjøre. Du kan gå til "Møter" enten via ikonet som ligger i menyen midt på startsiden, eller via venstremenyen.

Nå kommer du til en kalendervisning, der du kan opprette nytt møte ved å bruke knappen øverst på kalenderen, eller ved å klikke på "Opprett nytt møte" i venstremenyen. Du vil nå få en liste over møtetypene du har tilgang til. Jeg velger å opprette et styremøte.

Etter at du har valgt møtetype, kommer du til en visning der du kan legge inn nøkkelopplysninger om møtet. Bortsett fra møtetype, er dette opplysningene du når som helst kan endre etter at møtet er opprettet.

Når du oppretter et nytt møte, vil møtet automatisk få status kladd.

Du har mulighet til å gi møtet et navn ved å skrive dette i tittel-feltet. Dersom du ikke fyller inn noe i dette feltet, vil møtet få et generisk navn som inkluderer møtetype, møtenummer og år.

Neste felt er møtested. Dersom det er mulig å delta fysisk i møtet, legger du inn adressen her.

I feltet møtetype, velger du hvilken type møte du ønsker å invitere til. Vi har allerede valgt at dette gjelder et styremøte.

Neste felt er valg av "Behandlingsmåte". Da møtet skal være et digitalt møte, velger jeg dette i menyen

Deretter legger jeg inn når møtet skal avholdes. Jeg velger først dato.

Deretter legger jeg inn starttidspunkt.

før jeg legger inn hvor lenge møtet skal vare.

Etter at jeg har lagt inn møtetidspunkt går jeg til neste felt der jeg kan administrerer video-deltagelse. Orgbrain har en innebygget løsning for videokonferanse, der hvert møte automatisk får en unik videoadresse. Dersom du ønsker å benytte en annen videoløsning, for eksempel Teams, kan du i stedet legge inn lenken til Teams i dette feltet.

Nederst finner du noen avkryssingsbokser. Dersom du ikke ønsker at deltagerne skal få tilgang til videokonferanse, for dette konkrete møte, kan du krysse av for at videoikonet ikke skal være synlig.

Dersom du ikke ønsker at deltagerne skal ha tilgang til de innebygde møtechatten, kan du også krysse av for at chatten ikke skal være synlig.

Når alle opplysninger er lagt inn, klikker jeg på "Opprett nytt møte".

Møtet er nå blitt opprettet som en kladd. Dersom det skulle vise seg at du i etterkant ønsker å justere opplysningene som nå er lagt inn, for eksempel møtetidspunkt, kan du enkelt gjøre dette, ved å klikke på penn-symbolet øverst på møtekortet. Du kan nå gå over til neste fase, som er å opprette en agenda for møtet.

Takk for at du ønsket å lære mer om hvordan vår programvare fungerer. Hvis du er interessert i å lære mer, kan du sjekke ut våre andre guider på vår supportside.