Gjennomfør generalforsamling eller årsmøte

For deg som: setter opp og gjennomfører møtet

1. Kontroller deltakergrunnlaget

Før møtet opprettes må registeret over eiere eller medlemmer være oppdatert. Kontroller spesielt navn, e-postadresse, aksjer eller stemmevekt, eventuell aksjeklasse og andre opplysninger som påvirker stemmeretten.

Korrekte data er viktig fordi Orgbrain bruker opplysningene til blant annet invitasjoner og stemmegivning.

Fremgangsmåte

• Gå til Eiere/Medlemmer eller registeret som brukes for møtet, og kontroller at navn, e-post og stemmegrunnlag er oppdatert.
• Se spesielt etter manglende e-post, feil antall aksjer eller stemmer, og riktig aksjeklasse.
• Kontroller relevante møteinnstillinger under Organisasjon, for eksempel blank stemme, talerliste og administratorkontroll av stemmer.
  
  

2. Opprett møtet

Opprett riktig type generalforsamling eller årsmøte. Registrer dato, tidspunkt, møteform og annen praktisk informasjon. Ved digitalt eller hybrid møte må det også være en løsning for digital deltakelse.

Fremgangsmåte

• Gå til Møter og velg å opprette et nytt møte.
• Velg Generalforsamling eller Årsmøte som møtetype.
• Legg inn dato, tidspunkt, møteform, møtested og eventuell videolenke.
• Kontroller innstillinger for forhåndsstemming, chat, video og fullmakt før møtet lagres.
  
  

3. Sett opp sakene

Kontroller den foreslåtte agendaen og legg til eller endre saker etter behov. Vanlige sakstyper kan være informasjon, diskusjon, beslutning, personvalg eller alternativvalg.

Valg av sakstype er viktig da den bestemmer hvordan saken behandles og eventuelt stemmes over. For beslutningssaker må også riktig flertallskrav kontrolleres.

Fremgangsmåte

• Åpne agendaen som opprettes med møtet og gå gjennom de foreslåtte sakene.

• Åpne en eksisterende sak for å redigere tittel, beskrivelse, avstemmingskrav eller andre detaljer.

• Velg Ny sak for å legge til egne saker.

• Kontroller sakstype / kategori og flertallskrav på alle saker som skal stemmes over.

4. Legg inn møtepapirer

Legg relevante dokumenter på de sakene de tilhører.

Fremgangsmåte

• Åpne den aktuelle saken i agendaen.

• Legg til nødvendige møtepapirer via vedleggsfunksjonen på saken.

• Kontroller at riktig dokument ligger på riktig sak før innkallingen sendes.

5. Send innkallingen

Når agenda og møtepapirer er klare, inviterer du aksjonærene eller medlemmene. De mottar en e-post med tilgang til møtet. Brukere som ikke allerede har Orgbrain-konto blir bedt om å registrere seg.

Fremgangsmåte

• Når agendaen er klar, velg Inviter på møtet.

• Marker eiere/medlemmer som skal inviteres og velg Neste.

• Legg eventuelt inn en melding som skal følge e-postinvitasjonen, velg Send invitasjoner.

• Mottakere uten konto blir bedt om å registrere seg. Eksisterende brukere sendes direkte til møtet.

6. Kontroller deltakelse før møtestart

Følg deltakeroversikten etter hvert som deltakerne registrerer om de kommer eller gir fullmakt. Rett før møtet må fremmøte registreres eller bekreftes slik at stemmeretten blir korrekt.

Fremgangsmåte

• Åpne fanen Deltakere og følg med på hvem som har bekreftet at de kommer, ikke kommer eller har gitt fullmakt.

• Rett før møtestart, kontroller at faktisk fremmøte er registrert. Bekreft deltakelse blir tilgjengelig kort tid før møtestart.

• Ved hybridmøte, kontroller også om deltakeren møter fysisk eller digitalt dersom dette registreres i løsningen.

• Korriger deltaker- eller fullmaktsinformasjon som ikke stemmer før avstemning starter.

7. Gjennomfør møtet

Under møtet behandles sakene i agendaen. Administrator kan følge fremmøte, fullmakter, stemmegivning og resultater. Ved behov kan stemmer administreres manuelt.

Fremgangsmåte

• Bruk agendaen som arbeidsflate under møtet og åpne sakene etter hvert som de behandles.

• Følg deltakerlisten og kontroller at stemmegrunnlaget er riktig.

• Åpne avstemningen på relevante saker og følg resultatene i saken. Avstemming på saker kan også stenges underveis.
  

• Ved behov kan du registrere eller korrigere stemmer manuelt fra administratormenyen på saken.

8. Ferdigstill protokollen

Når møtet er ferdig kontrolleres protokolltekst, deltakere, vedtak og avstemningsresultater. Generer deretter protokollen og send den eventuelt på høring før signering.

Fremgangsmåte

• Når møtet er ferdig, gå til protokollområdet.
• Kontroller deltakere, vedtak, protokolltekst og avstemningsresultater.
• Generer og kontroller PDF-protokollen.
• Send protokollen videre til høring og/eller signering etter virksomhetens prosess.