Flytt filstruktur fra andre systemer til Orgbrain

Dere kan i stor grad beholde den eksisterende mappestrukturen og slipper å opprette mapper eller laste opp dokumentene ett og ett.

1. Last ned filene fra gammelt system

a) Last ned arkivet samlet som en zip-fil.

b) Dersom tilgang til å laste ned filer kreves, ta kontakt med brukerstøtte i gammelt system.

Start med å kontakte gammelt system og be om tilgang til å laste ned hele datarommet samlet som en zip-fil.

Når tilgangen er på plass, laster dere ned datarommet til en lokal PC.

Dersom dere trenger hjelp med eksport eller nedlasting fra gammelt system, må dere kontakte deres support for veiledning i denne delen av prosessen.

2. Pakk ut zip-filen

Før filene kan lastes opp i Orgbrain, må zip-filen pakkes ut på din PC.

Til dette kan dere for eksempel bruke:

• 7-Zip

• WinRAR

Pass på at hele zip-filen pakkes ut, slik at mapper og undermapper blir tilgjengelige før dere starter opplastingen.

3. Last opp mappene i Orgbrain

Når filene er pakket ut, kan dere laste dem opp i dokumentarkivet i Orgbrain.

Dere kan laste opp hele mapper samtidig. Mapper og undermapper blir da opprettet som en del av opplastingen, slik at dere slipper å bygge opp strukturen manuelt og laste opp hvert dokument enkeltvis.

Slik gjør du det:

• Åpne dokumentarkivet i Orgbrain

• Gå til området hvor dere ønsker å legge inn dokumentene

• Velg opplasting av mappe.

• Finn mappen dere pakket ut fra gammelt system.

• Start opplastingen

Har dere mange filer, kan opplastingen ta litt tid. La nettleseren stå åpen til opplastingen er ferdig.

Tips ved store mappestrukturer

Windows har begrensninger på hvor lang den samlede filstien kan være. Det vil si lengden på mappenavn, eventuelle undermapper og selve filnavnet til sammen.

Dersom filstien blir for lang, kan enkelte filer stoppe under opplastingen og gi en feilmelding.

Har dere mange mapper og undermapper, eller filer med lange navn, anbefaler vi derfor å dele opp opplastingen. Flytt for eksempel noen av undermappene ut av hovedmappen før dere starter, og last dem heller opp i flere omganger.

Dette reduserer lengden på filstiene og gjør det enklere å få med alle filene uten feil.