Flytt dokumenter og mappestruktur fra et annet system til Orgbrain

For deg som: skal flytte et eksisterende dokumentarkiv over til Orgbrain

Arkivet kan lastes ned fra det gamle systemet og deretter laste hele mapper inn i Orgbrain. Mapper og undermapper kan i stor grad beholdes som en del av opplastingen, slik at dere slipper å opprette hver mappe og laste opp hvert dokument enkeltvis.

Før du begynner

Start med å undersøke om systemet dere bruker i dag lar dere laste ned hele dokumentarkivet samlet. Mange løsninger tilbyr dette som en zip-fil. Hvis dere ikke finner en slik funksjon, kan det være nødvendig å kontakte leverandøren av det gamle systemet.

Fremgangsmåte

1. Last ned dokumentarkivet

   Last ned hele dokumentarkivet fra systemet dere bruker i dag, helst samlet som en zip-fil. Dersom dere trenger hjelp med eksporten, kontakt support hos leverandøren dere flytter fra.

2. Pakk ut zip-filen

   Pakk ut hele zip-filen på datamaskinen før dere starter opplastingen. Kontroller at mapper og undermapper er tilgjengelige lokalt. Til dette kan dere for eksempel bruke
   

   7-Zip

   WinRar

   Pass på at hele zip-filen pakkes ut, slik at mapper og undermapper blir tilgjengelige før dere starter opplastingen.

3. Gå til Datarom

   Åpne Datarom i Orgbrain og naviger til området hvor den eksisterende mappestrukturen skal legges inn.

4. Last opp mapper

   Velg opplasting av mappe og finn mappen du pakket ut fra det gamle systemet, eller bruk dra-og-slipp.

5. La opplastingen bli ferdig

   Har dere mange filer, kan opplastingen ta noe tid. La nettleseren stå åpen til prosessen er ferdig.

6. Kontroller strukturen

   Gå gjennom mappene i Datarom og kontroller at mapper, undermapper og dokumenter er kommet med som forventet.

Tips ved store mappestrukturer

Windows har begrensninger på hvor lang en samlet filsti kan være. Lange mappenavn kombinert med flere nivåer av undermapper og lange filnavn kan derfor føre til at enkelte filer stopper under opplastingen.

Hvis dere har en stor eller dyp mappestruktur, kan det være bedre å dele opplastingen i flere omganger. Flytt for eksempel enkelte undermapper ut av hovedmappen og last dem opp separat.