Brukerveiledning – Generalforsamling og årsmøte for aksjonærer/medlemmer

Som aksjonær eller medlem vil du vanligvis først møte Orgbrain når du mottar en invitasjon til en generalforsamling eller et årsmøte.

 

Nederst i e-posten finner du en knapp som tar deg videre i prosessen.

Dersom du allerede er registrert og innlogget i Orgbrain, vil du bli sendt direkte til møtekortet for generalforsamlingen eller årsmøtet. Hvis du ikke har en brukerkonto, blir du bedt om å registrere deg.

 

 

Her kan du justere hvordan navnet ditt vises dersom det ikke er korrekt. Du kan også velge en annen e-postadresse, noe som kan være hensiktsmessig dersom du ønsker å samle all Orgbrain-bruk på én e-postadresse. Deretter legger du inn et personlig passord, godkjenner avtalevilkårene og klikker på registreringsknappen.

Det påløper ingen kostnader ved registrering av konto.

Når du klikker på registreringsknappen, blir du spurt om enheten du bruker er en trygg enhet. Dersom du benytter en PC eller annen enhet som ikke er din, eller som du ikke anser som trygg, bør du svare nei.

Når du har valgt et alternativ, blir du sendt direkte til møtet du er invitert til.

Kom i gang

Normalt kommer du direkte inn på generalforsamlingen etter innlogging. Dersom du har navigert bort fra siden, kan du enkelt finne den igjen ved å gå til «Møter» i venstremenyen og deretter velge det aktuelle møtet.

Øverst på møtekortet finner du praktisk informasjon om møtet, samt knapper med ulike valg.

De viktigste knappene her brukes til å bekrefte om du deltar, ikke deltar, eller eventuelt gir fullmakt dersom dette er tilgjengelig. Frem til møtestart kan du enkelt endre deltakerstatus dersom situasjonen endrer seg.

NB: Dersom du ikke har bekreftet deltakelse før møtestart, vil du ikke få mulighet til å stemme i møtet.

Gi fullmakt

Dersom virksomheten har åpnet for det, kan du gi fullmakt via portalen ved å klikke på «Gi fullmakt».

Du får da valg om du vil gi fullmakt til styreleder eller en annen person. Dersom du velger en annen person, må du legge inn navn og e-postadresse.

Hvis fullmektigen ikke har bruker i Orgbrain, vil vedkommende få beskjed om å registrere konto. Fullmektigen får da tilgang som aksjonær/medlem og kan stemme på dine vegne. Tilgangen varer til og med møtedagen.

I fullmaktsskjemaet kan du legge inn en instruksjon til fullmektigen. Du må deretter bekrefte ved å krysse av for elektronisk signatur og klikke «Bekreft fullmakt».

Fullmektigen vil motta en e-post om fullmakten, med mindre du fjerner markeringen for varsling nederst i skjemaet.

Gå til Veileder for tildeling av fullmakt

Menyvalg

Øverst på møtekortet finner du ikoner som gir tilgang til ulike funksjoner.

Det første ikonet er et videosymbol. Klikk her for å delta i møtet via videokonferanse.

Det andre ikonet er et chat-symbol. Dette kan brukes dersom det er åpnet for kommunikasjon via chat i møtet.

Det tredje ikonet er en konvolutt. Her kan du se en kopi av e-postinvitasjonen du har mottatt.

Det fjerde ikonet vises kun dersom du har gitt eller mottatt fullmakt. Her kan du se fullmakten.

Saksliste

I fanen «Oversikt» finner du sakslisten.

Agendaen kan inneholde ulike sakstyper: informasjonssaker, der det gis en orientering, beslutningssaker, som skal vedtas eller forkastes, personvalg, der én eller flere personer skal velges, og alternativvalg, der det stemmes over ulike alternative forslag.

Dersom det følger med vedlegg, får du tilgang til disse ved å klikke på binderssymbolet. Du kan også finne vedlegg i fanen «Vedlegg».

Bekreft deltakelse

30 minutter før møtestart blir knappen «Bekreft deltakelse» synlig. For å kunne stemme i møtet må du bekrefte deltakelse ved å klikke på knappen.

Avgi stemme

Det er enkelt å avgi stemme i Orgbrain. Dersom virksomheten har åpnet for det, kan du avgi forhåndsstemme så snart du har mottatt innkalling til møtet. Hvis ikke, kan du først stemme når du har bekreftet deltakelse og møtet har startet.

På agendaen kan det være tre sakstyper som kan stemmes over:

• Beslutningssaker – som skal vedtas eller forkastes
• Personvalg – der én eller flere personer skal velges, for eksempel møteleder
• Alternativvalg – der det stemmes over ulike alternativer, for eksempel valg av leverandør

Dersom du har fått fullmakt fra noen, vil du i samme visning få opp en liste over de du har fullmakt fra, der du kan stemme for dem.

For beslutningssaker avgir du stemme ved å klikke på «For» eller «Imot». Dersom du klikker feil, kan du endre stemmen ved å klikke på «Endre stemme».

 

Du kan justere stemmen eller trekke den fra saken.

 

Ved personvalg krysser du av for den eller de kandidatene du ønsker å stemme på, og klikker «Stem». Du kan enkelt endre stemmen ved å klikke «Endre stemme».

Ved alternativvalg krysser du av for det eller de forslagene du stemmer på, og klikker «Stem». Du kan enkelt endre stemmen ved å klikke «Endre stemme».

På samme måte som sekretariatet ved et fysisk møte kan kontrollere stemmesedler for å sikre korrekt registrering og resultat, gjelder dette også ved stemmegivning i portalen. Brukere med administratorrettigheter i virksomheten kan ved kontroll se hva du har stemt.

Tekniske problemer

De fleste tekniske problemer oppstår ved bruk av en utdatert nettleser. Orgbrain støtter siste versjon av Chrome, Edge, Firefox og Safari.

Ved bruk av videokonferanse kan enkelte brukere oppleve at mikrofon og kamera ikke er aktivert. Dette kan justeres i enhetens innstillinger (PC eller mobil). Ved første innlogging vil det normalt komme en forespørsel om å gi tilgang til mikrofon og kamera.

Vi anbefaler at du logger inn i løsningen samme dag som du mottar invitasjon til møtet, slik at eventuelle tekniske problemer kan avdekkes og løses i god tid.

Sikkerhet

For økt sikkerhet anbefales det at alle brukere aktiverer tofaktorautentisering (2FA). Dette gjør du ved å gå til initialene dine øverst til høyre og velge «Kontoinnstillinger» i menyen.