Før møtet
Før innkalling må styret beslutte hvilken møteform generalforsamlingen skal ha. I aksjeselskap skal generalforsamlingen som hovedregel avholdes som møte, men dette kan være et digitalt møte. Det vil si at styret må beslutte om møteformen skal være et fysisk møte, et digitalt møte eller et hybridmøte, der noen deltar fysisk og andre deltar digitalt. Dersom ingen aksjeeiere eller styremedlemmer motsetter seg det, er det også adgang til å gjennomføre en forenklet generalforsamling uten bruk av møte.
Når styret bestemmer møteform, er det viktig å være klar over at aksjeloven gir aksjeeierne rett til å delta digitalt, med mindre det er en saklig grunn for å nekte. Det betyr at styret må tilrettelegge for at én eller flere aksjeeiere kan delta digitalt.
Styret er lovpålagt å sørge for en forsvarlig gjennomføring av generalforsamlingen. Når styret tilrettelegger for at aksjeeierne kan delta digitalt, er styret pålagt å sørge for at det foreligger systemer som sikrer at lovens krav til generalforsamlingen blir oppfylt. Disse systemene må sikre at deltakelsen og stemmegivningen kan kontrolleres på en betryggende måte. Styret må også sikre at det er en betryggende metode for å autentisere digitale deltakere, for eksempel gjennom unikt brukernavn og passord. Ved korrekt bruk av styreportalen fra Orgbrain vil dette bli ivaretatt.
Innstillinger
For at du som administrator lettere skal kunne kontrollere stemmegivningen under en generalforsamling eller årsmøte, er det under «Innstillinger» i modulen Organisasjon mulig å krysse av for at det skal være tillat for administrator å se hva deltakerne stemmer på generalforsamlinger.
Det finnes også innstillinger for blank stemme, talerliste og kommentering.
Korrekt deltakerinformasjon
En viktig forutsetning for en vellykket generalforsamling eller årsmøte ved bruk av Orgbrain, er at virksomheten har et oppdatert register over aksjeeiere eller medlemmer. Dette er viktig for at virksomheten kan sende deltakerne en digital innkalling, og for at aksjeeierne/medlemmene kan avgi stemme som reflekterer deres stemmevekt. Du som administrator må derfor sørge for at eierregisteret i Orgbrain er oppdatert med minimum følgende informasjon:
- Navn på aksjeeier/medlem
- E-postadresse til aksjeeier/medlem
- Antall aksjer/antall stemme for medlemmer
- Dersom det er flere aksjeklasser, må dette legges inn
I Orgbrain kan du enten registrere aksjeeiere/medlemmer manuelt, laste opp informasjon fra et regneark eller importere data fra Skatteetaten.
Opprett møtet
Opprett en generalforsamling eller årsmøte i Orgbrain ved å klikke på «+ Møte» og velg møtet du skal sette opp.
Når du har valgt riktig møtetype, vil du få opp et vindu der du legger inn basisinformasjon om møtet.
-
Undertittel: Legg inn en valgfri undertittel dersom du ønsker å gi møtet en mer spesifikk betegnelse. Feltet kan stå tomt.
-
Møtenr.: Fylles ut automatisk, men kan endres.
- Dato: Angi møtedato
- Starttid: Angi starttidspunkt
- Sluttid: Angi sluttidspunkt
Møteform
- Behandlingsmåte: Velg møteform, for eksempel videokonferanse, digitalt møte eller hybridmøte
- Møtested: Angi hvor møtet avholdes
Lenke til videokonferanse: Ved digitalt eller hybrid møte, legg inn lenke til en ekstern videoløsning.
Ekstra detaljer
- Skjul videoikon: Skjul tilgang til videokonferanse for deltakerne
- Skjul chatikon: Deaktiver chatfunksjonen i møtet
- Tillat forhåndsstemming: Gir deltakerne mulighet til å stemme før møtet etter at innkalling er sendt (merk: må være vedtektsfestet i aksjeselskap)
- Skjul fullmaktsskjema: Fjerner muligheten for å gi deltakerfullmakt via den innebygde løsningen
Når du har lagt inn basisinformasjon, kan du klikke «Lagre». Du kan enkelt gå tilbake og endre på disse opplysningene ved å klikke på blyant-ikonet øverst til høyre.
Sett opp saksliste
Møtet inneholder automatisk en foreslått saksliste med minimum det som normalt inngår for valgt møtetype. Sakslisten kan endres.
Utropstegnet på agendapunktet gir informasjon og veiledning for den konkrete saken.
Bindersikonet brukes til å legge til vedlegg i saken.
Klikk på «+ Ny sak» for å legge til en ny sak på agendaen.
Sakstyper
Når du oppretter et agendapunkt, må du velge hvilken kategori saken tilhører. Dette påvirker blant annet hvordan stemmegivningen gjennomføres.
I Orgbrain kan du velge mellom:
- Informasjon – informasjon deles med eiere/medlemmer
- Diskusjon – saken legges opp til meningsutveksling
- Beslutning – saken skal vedtas eller forkastes
- Personvalg – én eller flere personer skal velges
- Alternativvalg – det stemmes over ulike forslag
- Pause – planlagt pause i møtet
- Ingen kategori - ingen av de overnevnte kategoriene passer
Valg: Beslutning
Valgtypen beslutning brukes når deltakerne skal stemme for eller imot et konkret forslag. Her kan du legge inn en beskrivelse av saken som skal behandles, samt forslag til vedtak.
Det er viktig å angi riktig flertallskrav. Dette gjøres nederst i agendapunktet.
Valg: Personvalg
Ved personvalg, for eksempel valg av møteleder, styrekandidat eller person som skal medundertegne protokollen, kan du legge inn forslag til kandidat.
Ved personvalg anses normalt den eller de med flest stemmer som valgt. Det stilles derfor normalt ikke krav til alminnelig flertall.
Valg: Alternativvalg
Alternativvalg brukes når det skal stemmes over ulike alternativer, for eksempel ved valg av leverandør når det finnes flere kandidater.
Aksjelovens hovedregel er at generalforsamlingen treffer vedtak med alminnelig flertall av de avgitte stemmene, det vil si mer enn 50 prosent. Dersom ingen alternativer får over 50 prosent ved første avstemning, skal det gjennomføres en ny avstemning der alternativene med færrest stemmer faller bort.
Du legger til de ulike forslagene ved å klikke på «Rediger» og gi en kort beskrivelse av hvert alternativ. Det første alternativet får automatisk betegnelsen A, deretter B osv.
Det kan være hensiktsmessig å gi en mer utfyllende beskrivelse av alternativene i beskrivelsesfeltet.
Protokolltekst
Hvis du ønsker å klargjøre teksten som skal inn i protokollen før møtet, kan du gå til «Protokolltekst».
Denne teksten blir en del av PDF-protokollen som sendes til signering, og kan endres av administrator når som helst.
Innkalling til møte
Når agendaen er klar, kan du sende møteinnkallingen ved å klikke på «Inviter»
I dette vinduet kan du legge inn en melding som følger med e-postinvitasjonen til deltakerne.
Velg deltakerne som skal inviteres, og klikk «Inviter til møtet». Deltakerne mottar deretter en e-post med invitasjon.
Ved å klikke på «Gå til ordinær generalforsamling» vil mottakere uten konto i Orgbrain bli bedt om å registrere seg. Eksisterende brukere blir sendt direkte til møtet etter innlogging.
Forberedelse før møte
Ved digital eller hybrid generalforsamling er det viktig at alle deltakere setter seg inn i de praktiske forholdene i god tid før møtet. Dette inkluderer testing av teknisk utstyr og kjennskap til hvordan løsningen brukes under gjennomføringen.
Deltakerne bør blant annet være kjent med:
- bruk av kamera og mikrofon
- skjermdeling
- registrering av fremmøte
- hvordan kommunikasjon foregår under møtet
- hvordan stemmegivning gjennomføres
Det kan være hensiktsmessig å gjennomføre en teknisk prøve noen dager i forkant. Dette gir deltakerne mulighet til å teste oppsett og avdekke eventuelle tekniske utfordringer eller opplæringsbehov før møtet.
For fysisk eller hybrid generalforsamling kan Orgbrain automatisk generere stemmesedler i PDF-format. Disse er tilgjengelige for administrator via menyen på møtekortet.
Rett før møtestart bør møteleder gjennomgå praktiske retningslinjer. Dette kan for eksempel inkludere:
- hvordan deltakerne avgir stemme
- bruk av lyd og video
- hvordan spørsmål stilles underveis
Det kan også være aktuelt å bruke talerliste eller chat-funksjonen i møtet.
Fortegnelse over fremmøtte
Etter at invitasjonen er sendt, oppdateres tabellen i fanen «Deltakere» fortløpende etter hvert som eiere/medlemmer bekrefter om de vil delta.
30 minutter før møtestart blir deltakerne bedt om å bekrefte deltakelse. Kun deltakere som bekrefter, får stemmerett og vises i deltakeroversikten.
Ved hybrid generalforsamling kan deltakerne angi om de deltar fysisk eller digitalt. Det er viktig at alle bekrefter deltakelse, og dette bør kommuniseres tydelig av møteleder.
Avstemningstabeller kan inkluderes i protokollen som genereres i portalen.
Du er nå klar til å gjennomføre og dokumentere generalforsamlingen i Orgbrain.